การใช้ Excel จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย(บัญชีเงินสด)

บทความนี้ขอนำเสนอเรื่องใกล้ตัวของเราทุกคนครับ นั่นคือการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย โดยตามหลักทฤษฎีแล้วหากทำธุรกิจแล้วต้องการเพิ่มกำไรให้มากขึ้นมีวิธีการทำอยู่ 2 วิธีคือ

1. การเพิ่มยอดขาย
2. การลคค่าใช้จ่าย

ในชีวิตประจำวันของเราก็เช่นกัน หากต้องการมีเงินเก็บมากขึ้นก็ทำได้สองวิธีคือ เพิ่มรายรับและลดรายจ่าย ซึ่งดูแล้วเป็นเรื่องง่ายๆแต่ในทางปฎิบัติทำได้ไม่ง่ายนัก ในปัจจุบันมีการรณรงค์ให้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อคอยตรวจสอบการใช้จ่ายและช่วยวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายต่างๆว่าสิ่งใดจำเป็น สิ่งใดไม่จำเป็น เพื่อจะได้วางแผนการใช้จ่ายในเดือนต่อๆไปได้ ผมเองก็จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยเช่นกัน โดยผมใช้ excel ช่วยในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ในบทความนี้ผมขอนำเสนอการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบง่ายซึ่งผมก็ใช้อยู่ในปัจจุบัน โดยเราจะเริ่มจากการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นในการดำเนินชีวิตของเราในแต่ละวันไม่ว่าจะเป็น รายรับ หรือ รายจ่าย โดยจะเรียงวันที่ตามวันที่เกิดขึ้นจริงๆลงในไฟล์ excel โดยจะทำการบันทึกรายการและจำนวนเงินของรายการที่เกิดขึ้นแยกออกเป็นสอง ประเภทคือ รายรับ และ รายจ่าย บัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกบันทึกแสดงได้ดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1 ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

วัตถุประสงค์ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ก็เพื่อให้เราทราบสถานะทางการเงินหรือ Cash flow ของเราเอง ดังนั้นในการบันทึกรายการลงบัญชีรายรับรายจ่าย เจ้าของบัญชีต้องทราบจำนวนเงินสุทธิในบัญชี ซึ่งผู้ใช้งาน excel สามารถทำได้โดยง่ายดังนี้

1. คลิกเซลล์ F4 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D4 – E4
2. คลิกเซลล์ F5 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = F4 + D5 – E5
3. ทำการ AutoFill ลงมาถึงแถวที่ 11 จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2
4. ในกรณีที่ผู้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ต้องการทราบรายจ่ายสุทธิและรายรับสุทธิตั้งแต่วันที่ 1 ของเดือน จนถึง ปัจจุบัน ก็สามารถทำได้โดยการใช้สูตร excel : AutoSum ก็จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2

ภาพที่ 2 บัญชีรายรับรายจ่ายแบบสมบูรณ์

ท่านผู้อ่านจะเห็นว่าการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ได้นำเสนอไปนั้นเป็นรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดทำ สิ่งที่สามารถวิเคราะห์ได้จากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายลักษณะนี้คือจำนวนเงินสุทธิที่เหลือ ณ ปัจจุบัน รวมถึงแนวโน้มรายจ่ายของเจ้าของบัญชีนั่นเอง ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์ผลมากกว่านี้ บัญชีรายรับรายจ่ายที่จัดทำต้องมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งผมจะนำเสนอในบทความต่อๆไปครับ สวัสดีครับ
ปล ปัจจุบันผมก็จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายของตัวเองในลักษณะนี้ซึ่งช่วยได้เยอะครับกับการบริหารจัดการการใช้เงิน

 เขียนโดย utid